Datenarchivierung: Ist das wichtig oder kann das weg?

Datenarchivierung: Ist das wichtig oder kann das weg?

Selbst nicht mehr aktiv genutzte Daten verursachen Kosten – vor allem, wenn dafür extra Altanwendungen am Leben gehalten werden. Die Alternative: Eine dauerhafte und revisionssichere Archivierung.

Die meisten Banken sehen mittlerweile die Notwendigkeit der Digitalisierung, doch trotzdem tut man sich mit der Einführung moderner Softwarelösungen schwer und scheut sowohl die Kosten sowie den Aufwand als auch das Projektrisiko. Bei der Ablösung von Anwendungen, in denen z.B. Kundendaten verwaltet und gespeichert werden, stellt sich nicht zuletzt die Frage: Was passiert mit den „Altdaten“?

Wenn aus einfach teuer wird

Eine Option ist es, die komplette Datenhistorie aus der Altanwendung in das neue System zu migrieren, hier ergeben sich aber nicht selten Schwierigkeiten:

  1. Das neue System bietet nicht die gleichen Funktionen und damit können Altdaten nicht mehr sinnvoll angezeigt werden. Das wäre z.B. der Fall, wenn in der Vergangenheit Dokumentäres Auslandsgeschäft betrieben wurde, heute aber weder Akkreditive, Inkassi noch Rembours herausgeben werden und das neue System keine Möglichkeiten bietet, Daten zu diesen Produkten anzuzeigen.
  2. Das Mapping der Daten von der Struktur des Altsystems auf das neue System ist sehr aufwendig und damit nicht nur teuer, sondern stellt (wenigstens hinsichtlich der Dimension Zeit) ein zusätzliches Projektrisiko dar.

Viele Banken wählen den vermeintlich einfachsten Weg und lassen das Altsystem weiterlaufen. Einfach ist in diesem Fall allerdings mit sehr teuer gleichzusetzen, da im Zweifelsfall noch bis zu zehn Jahre Wartungs- und ggf. auch Nutzungsgebühren für das Altsystem anfallen. Ferner ist man nicht davor gefeit, dass im Laufe der Zeit Anpassungen an den Infrastruktur-Basiskomponenten notwendig werden, d.h., Kosten für den Umzug auf aktuelle Komponenten anfallen. Hier seien als Beispiel Microsoft oder Oracle genannt, die alte Versionen nach und nach aus der Wartung nehmen und nicht mehr supporten. So endet im Januar 2020 z.B. der Microsoft-Support für Windows Server 2008 und 2008 R2.

Warum nicht einfach archivieren?

Als Hersteller und Integrator komplexer Softwareanwendungen im Bankenumfeld steht man bei Transitionsprojekten immer wieder vor der Herausforderung diesen (teuren) Gordischen Knoten zu durchschlagen. Dabei zeigt die Praxis, dass es für das operative Tagesgeschäft oftmals ausreichend ist, nur einen Teil der Altdaten in das neue System zu übernehmen – zum Beispiel den Bestand der letzten drei Geschäftsjahre. Für die anderen Daten bietet sich das Überführen in ein auswertbares Datenarchiv an. Damit verringert sich die Komplexität des Migrationsprojektes spürbar und gleichzeitig werden dennoch alle regulatorischen Archivierungspflichten nach GoBD, GDPdU, HGB und AO erfüllt. Zudem lassen sich im Zuge der Migration und der dabei möglichen Aufbereitung der Daten die seit Mai 2018 geltenden Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umsetzen.

Step by step: die Einführung eines Datenarchivs

Mit einer Datenarchivierungssoftware werden Daten aus Bestandsapplikationen langfristig, vollständig sowie unveränderbar archiviert – bei PASS werden im Projektverlauf z.B. diese sechs Schritte absolviert:

  1. Ausgangspunkt ist die Definition der Datensichten, die zukünftig beauskunftet werden sollen – zum Beispiel, um Konto- und Depotauszüge nachzuerstellen oder gegenüber Wirtschaftsprüfer sowie Finanzamt auskunftsfähig zu sein.
  2. Datenimport der kompletten Quelldatenbank bzw. auch Datenbanken des Altsystems.
  3. Analyse des Datenmodells des Altsystems.
  4. Erstellen der Datensichten.
  5. Erzeugung der Archivanwendung mittels automatisierter Generierungstechnologie. Hier kommt die PASS Migration Factory zum Einsatz, die eine unmittelbare Erstellung des Datenarchivs ermöglicht. Weiterer Vorteil: Ausgesuchte Zugriffs- und Navigationspfade aus der Altanwendung können für das Archivsystem übernommen werden (z.B. vom Kunden zum Konto über einen ausgewählten Zeitraum hin zu einzelnen Buchungen bzw. Transaktionen).
  6. Schulung der Anwender.

Übrigens ist die Einführung einer entsprechenden Software auch eine interessante Option, wenn steigende Datenmengen in operativen IT-Systemen zu nachlassender Performance sowie zunehmendem Hardwarebedarf und steigenden Lizenz- und Wartungskosten führen. Das Vorgehen ist hier grundsätzlich ähnlich, zusätzlich wird jedoch noch der Einfluss der Datenmigration auf das operative System betrachtet, um z.B. Probleme mit fehlenden Referenzen auszuschließen.

Die Kosten halbiert

Aus der Praxis lässt sich sagen, dass die oben beschriebene Vorgehensweise in der Regel rund 50 Prozent der Kosten einspart, die ein Weiterbetrieb des Altsystems verursachen würde. Bei komplexen Systemen wie einem Kernbankensystem beträgt das Einsparpotenzial sogar bis zu 90 Prozent. Zudem sind von Kundenseite nur in geringem Umfang Mitarbeiterressourcen notwendig – es müssen lediglich die Quelldaten bereitgestellt und die fachlichen Views definiert werden. Beides ist in der Regel schnell realisiert, da auch im laufenden Betrieb Beauskunftungen vorkommen und somit bekannt ist, welche Anzeigen und Daten herangezogen werden müssen. Da die Datenbasis immer dieselbe ist, lassen sich Tests darüber hinaus sehr einfach über einen simplen Vergleich durchführen.

 

Bildquelle: Shutterstock

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